Las reuniones empresariales son cada vez más importantes en el ámbito laboral por lo que significan. Y es que a través de ellas los empleados afianzan los lazos en el trabajo puesto que un grupo unido cosecha más éxitos que uno que va por caminos separados.
Pero para llevar adelante una hay que saber cómo organizar un evento para empresa. Así que hay que conocer una serie de aspectos que van desde la planificación hasta el diseño del evento. De esta forma podrás realizar uno a la perfección.
Etapas para la realización de un evento
Existen 3 etapas en la organización de una actividad empresarial. Estas son:
- Preproducción: Se refiere a todas aquellas acciones que signifiquen la planificación del mismo. Aquí se definen los pasos a seguir y a qué objetivo se desea llegar.
- Producción: Cuando ya se conoce dónde se llevará a cabo es necesario proseguir a elaborar el plan de desarrollo. Por lo tanto, en esta parte es importante tener todo definido para que el evento se desarrolle sin contratiempos.
- Posproducción: Una vez que concluye se procede a analizar los datos que dejó, precisamente, en esta etapa se busca conocer la opinión de los invitados para luego averiguar si se cumplieron los objetivos del evento empresarial.
Pasos para desarrollar un evento empresarial o de trabajo
Antes de organizarte, lo primero que debes hacer es determinar el propósito y a qué grupo estará enfocado. Por ejemplo, puede ser exclusivamente para empleados o para futuros inversionistas. Así que lo esencial es tener en claro el concepto. Sumado a esto hay que:
Definir el presupuesto
Es sumamente importante acordar cuál es la cantidad de dinero que saldrá para desarrollar el evento, ya que, con esta información precisada se podrá llevar adelante la idea completa. Si tienes un presupuesto acotado, puedes recurrir a patrocinadores. Ten presente que cualquier decisión que tomes al respecto deberá estar relacionada con el monto acordado.
Planea el evento
Lo recomendable es contratar a un experto en materia organizativa. Esta persona será la encargada de llevar todo adelante, puede que tengas que pagar un poco más, pero obtendrás excelentes resultados.
Una cuestión relevante en este paso es definir el lugar, día y horario de la reunión. Para que todos los invitados asistan, no la realices en una fecha en la que puedan existir otras actividades.
A su vez, también tendrás que haber predefinido los recursos que requerirás para llevarla a cabo, como cuántos personas trabajarán en ella, si necesitas de proveedores, el programa del mismo, entre otros.
Difundir la actividad
Hoy en día esto implica acudir a las redes sociales de la empresa para que tenga la mayor llegada posible o también usar las comunicaciones internas. El objetivo en este paso es conseguir un número alto de asistentes.
Podría resultarte muy útil crear un sitio web solo para la difusión del evento. Incluso con ella es posible que los invitados se anoten y así tendrás una idea de cuántas personas planean asistir.
Dependiendo del concepto de la empresa, una alternativa para este paso es contratar a influencers que difundan la actividad. En este apartado, cualquier acción que hagas para dar a conocer el evento será de gran ayuda.
Realización del evento
En esta parte lo que se procede es a poner en marcha el plan de la reunión. Aquí podrían aparecer ciertos inconvenientes, por lo que deberás resolverlos en un corto período para evitar que la actividad esté en riesgo de suspenderse. Lo que puedes hacer para que esto no ocurra es asegurarte de que todo se cumpla al pie de la letra. Por este mismo motivo resulta indispensable que haya un encargado.
Conocer los resultados
Una vez que haya terminado, seguramente, querrás saber qué dejó su desarrollo. Lo conveniente es conocer la opinión de quienes asistieron. Para ello puedes hacer una encuesta anónima. De esta manera podrás ver qué se debe corregir para una futura actividad y a la vez averiguar sobre el evento en sí, como si cumplió las expectativas, etc.
En este paso, también te resultará provechoso realizar un reporte a nivel de medios digitales (redes sociales) para conocer el alcance que tuvo el mismo en esta área. Por ejemplo, cuántas interacciones generó. Con esta información en mano podrás hacer un mejor análisis y posterior evaluación de la actividad.